Choisir son outil en ligne, d’organisation à fonctionnalités intégrées

A noter :  Il n’est pas forcément indispensable de recourir à un tel outil, d’organisation et de coordination intégré, les divers outils suivants, sont souvent déjà utilisés dans les collectifs et peuvent faire l’affaire (mail / liste de diffusion / Pad / doc.google / réunions régulières / site / trucs sociaux ) Il faut simplement dans le cas de cette configuration éclaté, rappeler sur chaque outil l’url de tous les autres outils  utilisés.

Et aussi : Certains outils ne sont pas substituables (site / trucs sociaux + liste de diffusion) car se sont des outils de diffusion d’informations structurées pour le public ou simples adhérentes.

A savoir :  Les fonctionnalités des services modernes, de messagerie, de groupe de discutions, d’échange de fichiers, et les applications collaboratives ou de travail en groupe, ont tendance à se ressembler de plus en plus.
De ce fait, certaines applications, peuvent-être classées dans les deux catégories.

A penser  : Ne pas hésiter à prodiguer une formation à l’utilisation du ou des outils choisis.
Même les plus simples, ne sont généralement pas utilisés pleinement.
Par exemple dans PAD, la fonctionnalité  » afficher la table des matières » n’est pas utilisée. Cela limite l’utilisation fluide du PAD, à des textes courts et oblige souvent, pour un export, à reformater la mise en page, par une personne qui a autre chose à faire de sa vie.
Autre exemple. La sous utilisation de la fonctionnalité « Archive » dans les listes de diffusion, pour préparer une réunion ou un bilan par exemple.

Et enfin : Se renseigner sur le pourquoi de la non utilisation de certains et certaines d’un outil choisi.
Mon dernier exemple en date. Le groupe « locomotive » d’un évènement, a choisis de délaisser CrabGrass pour Signal. Le problème, c’est que l’App Android n’est pas sur F-Doid, qu’une partie du collectif n’a pas d’ordiphone ou d’ordiphone récent. Que donner son numéro de téléphone via un programme Linux/Windows/Mac n’est pas souhaité par une autre partie du collectif. Que la mise en place d’un pont Matrix/Signal n’est pas chose facile ( en passant, infos ponts  sur le forum d’ARN ou son wiki et liste des autres bridges).
… ils et elles ont cavalé seules. Bon repos à iels.

Comment choisir son outil ?

Les maitres mots, sont : usages, fonctionnalités, utilisabilité.

Quelques questions à se poser avant de le choisir…

• Temps d’appropriation de l’outil par les utilisateur et trice
  
• Son utilité dans votre usage
• Une ou des personnes a testées un des outils ? (guide sur le choix et accélération de l’appropriation)
• Ses outils d’organisation intégrés (agenda/ sondage/ vote / Kaban / génération de visuels …)
• Sa capacité à gérer correctement la connexion à son espace privé
• Sa capacité à gérer les groupes de travail séparément (donc les notifications)
• Sa capacité à gérer finement et facilement les alertes « nouveautés »
• Sa capacité à gérer l’écriture collaborative
• Sa capacité à fédérer / centraliser / synthétiser, le résultat des travaux des groupes
• Sa capacité à diffuser des infos sans mot de passe
• Sa capacité à diffuser les informations structurées vers les outils de diffusion
• Ses outils d’import /export, des textes / photos/ vidéos
• Sa capacité à travailler hors ligne (utilisation asynchrone, synchronisation, archivage)
• Sa capacité à s’afficher sur les ordiphones
• Sa capacité à s’utiliser sur tous les terminaux (donc web et app multi OS et multi-dépos, Sur F-Droid ? par exemple  )
  
• Sa  » légèreté  » à l’affichage (vieux ordis, connexion pourris)
• Son niveau de sécurité, suivant votre modèle de menace
• Éviter d’utiliser les outils du capitalisme de surveillance (Gafam et BATX)
• …
  

Les outils pressentis

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